Bâtir un projet digital d’envergure en plein confinement ? C’est possible !

Au départ, il y avait un projet très ambitieux de développement de nouveaux outils digitaux, projet s’inscrivant dans la continuité de la transformation numérique de l'UNMI initiée en 2019. Lancé au printemps 2020, en pleine pandémie et alors que les salariés français qui le peuvent sont appelés fermement à rester chez eux, le projet d’OAV est la première brique de la digitalisation du parcours adhérents.

Mais voilà, comment lancer un projet d’entreprise de cette envergure avec d’une part des équipes réparties sur plusieurs sites, côté UNMI, la DSI, l’équipe projet et la direction du développement à Orléans et Paris, côté prestataire, à Angoulême ; et d’autres parts, une grande partie de ces équipes en télétravail ? Un vrai défi relevé avec souplesse et agilité, comme l’explique Xavier Favre, CEO de FASST. « A cette problématique de travail à distance et sur plusieurs sites, nous avions ajouté des délais de développement très courts. Mais FASST est une startup spécialisée dans la digitalisation de l’assureur, notre raison d’être est d’être un accélérateur. Alors, nous avons accéléré… ».

En mode collaboratif avec Slack et Teams

Pour réunir les équipes en mode projet, la start-up a utilisé la plateforme de communication collaborative Slack. Cette application de messagerie pour les entreprises connecte les personnes aux informations dont elles ont besoin et permet de les faire collaborer comme une seule équipe unifiée. Idéal quand les équipes sont dispersées…

Et c’est grâce à Microsoft Teams que les parties prenantes du projet ont échangé très régulièrement en visioconférence à raison d’un comité projet par semaine et d’un comité de pilotage avec la direction de l’UNMI chaque mois. Des échanges qui se sont intensifiés un mois avant la mise en production de l’OAV avec l’organisation d’un point projet tous les soirs, « afin que chacun garde le rythme », explique Xavier Favre. « Ces outils collaboratifs nous ont permis de garder ce lien d’échange et de partage qui est nécessaire à l’avancée d’un projet comme celui-ci qui peut parfois prendre 2 voire 3 ans. Dans le cas de l’UNMI, il a fallu 8 mois entre le lancement du projet et la 1ère livraison en production de l’OAV sur l’offre TNS, c’est assez exceptionnel », se félicite-t-il.

Une performance également saluée par Patrick Ratta, Directeur du Développement à l’UNMI : « La capacité d’adaptation des équipes en interne et l’expertise de notre partenaire qui connaît bien le monde des mutuelles, le fait d’avoir fonctionné en mode agile, tout cela a contribué à la réussite de ce projet. A chaque étape du développement, les équipes de FASST nous ont présenté des maquettes nous permettant de valider les cibles. Ainsi, nous avions une vision très claire de l’avancement du projet ce qui nous a permis de valider très rapidement les différentes étapes et d’avancer très vite ».

Des outils au service des mutuelles partenaires

Lancé mi-février 2021, le nouvel outil d’aide à la vente permet la distribution des produits de prévoyance de l’UNMI avec un accompagnement expert, notamment sur les accords de branche et les régimes obligatoires. Son parcours d’adhésion est entièrement digitalisé avec une signature dématérialisée et un questionnaire médical en ligne. Le conseiller est ainsi accompagné tout au long de son parcours de vente. Quant à l’extranet, qui est actuellement en cours de déploiement, il permet aux partenaires de l’UNMI de suivre plus efficacement leurs portefeuilles et à leurs adhérents d’accéder facilement à leurs informations. Ces outils que l’UNMI met au service de ses mutuelles partenaires concernent les trois marchés : collectif, travailleurs non-salariés (TNS) et particuliers.